La gestione del magazzino è un'attività che richiede la valutazione di vari aspetti per essere condotta con efficienza e oculatezza.

Il primo passo da compiere è quello di affidarci ad un programma software che ci permetta di tracciare con precisione ed in modo automatico i movimenti di entrata ed uscita della merce grazie ai quali protremo elaborare dati statistici necessari al processo decisionale di ottimizzazione del magazzino stesso.
Il processo di digitalizzazione del magazzino consiste nell'assegnazione di un codice univoco ad ogni nostro prodotto che ne permetta l'identificazione all'interno del software gestionale. Questa operazione risulta di estrema importanza e vi è la necessità di iniziare "con il piede giusto", per evitare problemi nelle varie fasi in cui si concretizza la gestione del magazzino attraverso il software.

In primis è bene ordinare/suddividere gli articoli in categorie chiamate "Gruppi e Famiglie" permettendoci di separare ad esempio le materie prime dai prodotti finiti o definire delle categorie di prodotti su cui desideriamo ottenere statistiche di vendita raggruppate. Pensiamo ad esempio ad un'azienda che produce detergenti: può essere interessante ottenere l'ammontare del fatturato generato dalla vendita di detergenti per la pulizia dei vetri rispetto a quelli per la pulizia dei pavimenti o quelli per la pulizia delle auto e cosi via.

Definiti i gruppi e le famiglie d'appartenenza possiamo procedere con la codifica dei prodotti.
Poniamo il caso più semplice: quello di un'azienda che commercializza prodotti, per la quale ogni articolo acquistato e venduto provenga da un unico fornitore.
In questo caso, per semplificare l'operazione di codifica del prodotto, si potrà utilizzare il codice presente nelle fatture di acquisto. La complessità aumenta nel momento in cui, uno stesso articolo sia acquistato da più fornitori che utilizzano codici identificativi differenti o nel caso in cui l'articolo non sia acquistato ma prodotto dalla nostra azienda.

In questo caso è necessario implementare una procedura di codifica per ottenere codici che permettano di identificare facilmente l'articolo in base alle sue caratteristiche merceologiche.
Ad esempio la codifica di un asse di acciaio della lunghezza di 40 cm potrà essere rappresentata dal codice ASAC40L (AS=asse, AC=acciaio, 40=lunghezza in cm).
E' bene ricordare che i vecchi software gestionali imponevano una codifica "parlante" in quanto la movimentazione degli articoli avveniva solamente grazie alla conoscenza del codice, nei nuovi software cloud come SystemCloud.it è possibile movimentare gli articoli attraverso una semplice ricerca per codice, descrizione o parti di esse rendendo meno importante la chiarezza della "codifica parlante".
Come ultimo aspetto è bene considerare anche l'eleganza stilistica del codice che ci permetterà di ottenere documenti di vendita ordinati e con una grafica d'immagine.