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Risorse umane (informazioni generali)

Questo modulo consente di calcolare le presenze mensili dei propri dipendenti e di generare il monte ore di ferie e permessi maturati e non goduti.
Nello specifico è possibile:

  • Assegnare su base settimanale le ore giornaliere lavorate per ciascun dipendente o collaboratore
  • Impostare su base annuale le chiusure aziendali valide per tutti i dipendenti
  • Registrare le assenze specificandone la motivazione(ferie, malattia, permesso, ecc...)
  • Registrare le ore di straordinario
  • Condividere con il proprio ufficio paghe il resoconto delle ore lavorate nel mese d'interesse
  • Grazie all'integrazione con il modulo commesse è possibile ottenere le ore di presenza estrapolandole direttamente dall'associazione alle commesse

Upload documenti PDF con reminder scadenze

Il modulo estende la funzione standard di upload file all'anagrafica, nello specifico è possibile oltre all'upload del documento specificare la tipologia del documento (Es. patente muletto, certificati di idoneità, permesso di soggiorno, ecc..) e la data di scadenza di ogni documento; il sistema avvisa automaticamente quando ci sono documenti in scadenza riportando un elenco dettagliato.

Per effettuare l'upload dei file selezionare l'anagrafica dipendente desiderata in modalità Modifica e cliccare sul pulsante Funzioni aggiuntive → Allega nuovo file

Trascinare o selzionare il file nell'area di upload

Completare l'upload con le informazioni di dettaglio abbinate al file

Il sistema ad ogni accesso verifica la presenza di documenti in scadenza e mostra un allert che permette di accedere al dettaglio dei documenti.
Dettaglio che è comunque sempre visibile nella schermata dei dipendenti attraverso il pulsante Documenti in scadenza


Anagrafica dipendenti estesa

Il modulo estende i dati presenti nell'anagrafica dipendenti di base, permettendo di inserire le informazioni necessarie ad una gestione più puntuale:




I campi presenti in aggiunta sono:

  • Matricola
  • Stato civile
  • Data assunzione
  • Data cessazione
  • Motivo cessazione
  • Tipo contratto
  • Data scadenza contratto
  • Data scadenza idoneità
  • Titolo di studio
  • Livello
  • Mansione
  • Orario lavoro

Chiusure aziendali per festività e ferie

Per impostare le chiusure aziendali per ferie e vestività da applicare a tutti i dipendenti la voce Risorse Umane → Ferie e Festività aziendali nel menù funzioni:

In questo modo visualizzeremo l'elenco delle registrazioni effettuate nell'anno corrente

Per procedere con l'inserimento selezioniamo l'icona Crea nuovo

Nella schermata di inserimento dovremo popolare i campi:


  • Data inizio e Data fine → indica la data di inizio e fine della chiusura aziendale, in caso di chiusure riferite ad un singolo giorno i valori coincidono.
  • Motivo → indicare il motivo della chiusura
  • Ore per giorno → ore di chiusura per ogni singolo giorno indicato nell'intervallo data inizio e data fine.
  • Descrizione → valore opzionale ad uso interno, necessario a descrivere in modo dettagliato la chiusura.

Registro Assenze / Presenze / eccezioni di orario e rimborsi chilometrici / spese

Il sistema per calcolare le presenze mensili di ogni dipendente si basa sul calendario settimanale definito sull'anagrafica di ognuno di essi, al netto delle ferie aziendali definite attraverso l'apposita funzione.
Per definire le eccezioni dovute a ferie o oltro è possbile inserire in questa area le ore realtive a:

  • Permesso retribuito
  • Permesso non retribuito
  • Ferie
  • Festività
  • Straordinario
  • Recupero
  • Malattia
  • Lavoro STD
Attraverso la funzione Lavoro STD è possibile indicare delle ore lavorative differenti rispetto a quelle già indicati nel piano settimanale del dipendente, su cui ha la priorità.
Questa logica è molto utile perchè permette di non definire un piano settimanale sull'anagrafica dipendente e di fatto specificare le presenze man mano vengono effettuare, oppure di inserire delle modifiche momentanee sulle ore lavorate nei giorni.
Questa funzione è utilizzata anche per specificare i costi di trasferta per i giorni necessari, inserendo l'informazione delle ore lavorate più i rimborsi chilometrici e di trasferta.


Per abbinare ad uno o più dipendenti ore di permesso, ferie, malattia o straordinario selezioniamo la voce Risorse Umane → Registra assenze / presenze nel menù funzioni:

In questo modo visualizzeremo l'elenco delle registrazioni effettuate nel periodo corrente

Per procedere con l'inserimento selezioniamo l'icona Crea nuovo

Nella schermata di inserimento dovremo popolare i campi:


  • Data inizio e Data fine → indica la data di inizio e fine dell'assenza, in caso di assenze riferite ad un giorno i valori coincidono.
  • Dipendente → selezionare un nominativo presente nell'anagrafica dipendenti
  • Motivo → indicare il motivo dell'assenza o della presenza straordinaria rispetto al normale orario di lavoro
  • Ore per giorno → ore di assenza/presenza per ogni singolo giorno indicato nell'intervallo data inizio e data fine
  • Km percorsi → km per i quali è necessario effettuare un rimborso chilometrico
  • Costo per km → valore del rimborso chilometrico
  • Spese da rimbors. → Spese da rimborsare
  • Descrizione → valore opzionale ad uso interno, necessario a descrivere in modo dettagliato la motivazione dell'assenza o dello straordinario

Riepilogo Mensile

Per ogni dipendente o collaboratore è possibile ottenere un riepilogo su base mensile delle ore lavorate,
selezionando dal menù funzioni la voce Risorse Umane → Dettaglio presenze

Il calcolo delle ore lavorate può essere elaborato secondo due modalità:

  • Da programmazione oraria → il sistema preleva le ore lavorative su base settimanale definite nell'anagrafica dipendente e le confronta con le registrazioni di assenza/presenza ottenendo la situazione giornalira del mese di riferimento;
  • Da manodopera commesse(disponibile solo con modulo Commessa attivo) → il sistema preleva le ore di manodopera abbinate ad ogni commessa totalizzando le ore lavorate per ogni giorno presente nel mese;
    In questo caso le ore pianificate sull'anagrafica dipendente sono utilizzate per calcolare in modo automatico le ore di straordinario, infatti se ad esempio sulla pianificazione settimanale è indicato per la giornata di Lunedì 8 ore e dalla eleborazione delle commesse si ottinene un totale di 11 ore sarà mostrato 8 ore di lavoro standard e 3 di straordinario.
Selezionaimo il dipendente d'interesse ed il mese di riferimento

In questo modo otteniamo il dettaglio delle presenze con il riepilogo dei totali ferie e permessi.


N.B. Queste informazioni posso essere condivise automaticamente con il proprio commercialista per agevolare l'emissione dei cedolini stipendio,
scopri come nella guida Come condividere i dati amministrativi con il commercialista


Dettaglio manodopera su commesse

Per ogni dipendente o collaboratore è possibile ottenere il dettaglio delle ore lavorate giornalmente complete di riferimento alla commesse abbinata,
selezionando dal menù funzioni la voce Risorse Umane → Manodopera su commesse

Selezionaimo il dipendente d'interesse ed il periodo di riferimento otteniamo il dettaglio:



Import/Export anagrafiche dipendenti da CSV

Tramite il pulsante azioni è possibile accedere alle due funzioni:

  • Esporta dipendenti in CSV
  • Importa dipendenti in CSV
Per avere maggiori informazioni sulla procuda di import dei dipendenti è possibile fare riferimento alla procedura dei clienti in quanto è esattamente speculare:
https://www.systemcloud.it/doc/doc-402-generali-import-clienti.html