Per chi ha avviato da poco una professione autonoma aprendo partita Iva, le norme e le procedure di fatturazione possono destare non poca confusione.
Cerchiamo allora di capire come funziona la fatturazione per i liberi professionisti e come questi soggetti possono emettere, archiviare e gestire le proprie fatture.

Tutti i soggetti titolari di partita Iva - escluse alcune categorie quali i commercianti al dettaglio - sono tenuti a certificare le prestazioni effettuate, purché rientranti nel campo di applicazione dell’Iva, con l'emissione di fattura.
Abbiamo già visto come funziona una fattura e quali dati deve riportare per essere identificata univocamente e venire registrata in contabilità.
Oltre ad essere datata e numerata con un numero progressivo secondo una cronologia annuale, andranno riportati:

  • tutti gli elementi necessari per identificare i soggetti tra cui è intervenuta l’operazione
  • i dati relativi alla natura, qualità e quantità dei beni o servizi offerti nell'ambito della prestazione
  • i corrispettivi della cessione e gli altri importi che determinano la base imponibile, oltre all'aliquota ed all'ammontare dell'Iva - i dati identificativi del cliente o committente del servizio.

Fattura semplificata per liberi professionisti

Dal 1 gennaio 2013 il professionista può decidere di emettere una fattura semplificata per le prestazioni con compensi che non superino i 100 euro, comprensivi di imponibile + Iva.
Rispetto alla fatturazione ordinaria, la semplificazione consiste nel dover indicare:
  • solo il codice fiscale o la partita Iva al posto dell’intestazione completa del cliente
  • una descrizione dell'operazione più sintetica rispetto all'indicazione della natura, quantità e qualità dei beni o servizi resi
  • il totale dell'ammontare complessivo, compresi l’imposta ed i dati necessari per calcolarla.

Scadenze fatturazione liberi professionisti

Il libero professionista deve emettere fattura (e consegnarla al cliente) nel momento di effettuazione dell'operazione, ovvero al pagamento del corrispettivo della prestazione da parte del soggetto committente.

L'operazione si ritiene effettuata - ed il libero professionista deve emettere fattura - anche nel caso in cui venga versato un acconto per la somma corrisposta. Inoltre se è previsto un pagamento frazionato, ogni entrata implica l'emissione di una diversa fattura.

Registrazione della fattura

Dal momento di effettuazione dell'operazione e di emissione della fattura, l'imposta diventa esigibile ed il libero professionista deve registrare la fattura nella propria contabilità.
La fattura va registrata entro 15 giorni dalla sua emissione nei registri delle fatture emesse.
Esistono tuttavia alcune eccezioni a questa norma. Sono esonerati dalla tenuta dei registri Iva, ad esempio, i contribuenti minimi e i professionisti con regime forfettario, a cui basterà numerare e conservare tutte le fatture emesse.

Ritenuta d’acconto

Al momento del pagamento per una prestazione di lavoro autonomo e dell'emissione della relativa fattura, il libero professionista riceve un compenso da cui viene detratto un importo pari alla ritenuta d’acconto.
Il soggetto che corrisponde il compenso per la prestazione (ovvero il cliente) svolge qui il ruolo di “sostituto d’imposta”. Egli infatti dovrà trattenere dalla somma dovuta una ritenuta a titolo di acconto dell'imposta sul reddito delle persone fisiche (Irpef), che è tenuto a versare all'Erario per conto del professionista.
Sono soggetti a ritenuta i compensi per prestazioni di lavoro autonomo addebitati da liberi professionisti (avvocati, commercialisti, architetti, etc.) a committenti titolari di partita Iva.
La ritenuta viene calcolata come il 20% dell'imponibile e si applica ai componenti positivi del reddito professionale, tra cui:
  • compensi per onorari o indennità
  • indennità a risarcimento di danni causati dalla perdita di redditi professionali
  • interessi moratori riscossi a causa del ritardato pagamento dei compensi professionali, etc.
Le voci che non concorrono a formare la base imponibile sono invece escluse dall’applicazione della ritenuta. Tra queste figurano l'Iva, i rimborsi di anticipazioni sostenute dal professionista per conto del cliente (come l'acquisto di marche da bollo o il pagamento di tasse e tributi catastali) e la rivalsa del 4% sui contributi obbligatori versati alle casse previdenziali professionali.

Fatturazione liberi professionisti: attenzione alle scadenze!

Nel caso di mancata emissione di fattura da parte di un libero professionista è prevista una sanzione amministrativa. Inoltre i professionisti iscritti ad albi o ad ordini professionali (quali ad esempio notai, architetti e geometri) possono incorrere nella sospensione dall'ordine o dall'albo, a partire da pochi giorni e fino a 6 mesi in caso di recidiva.

Fatture elettroniche per la Pubblica Amministrazione

Dal 31 marzo 2015 è stato introdotto l'obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione.
La fattura elettronica è diventata così l'unico formato di fatturazione accettato dalle PA. Essa consiste in un file XML (eXtensible Markup Language) con le stesse informazioni di una fattura cartacea, insieme ad alcune peculiarità specifiche.
Il principale vantaggio di questo formato di fatturazione è la firma elettronica qualificata del professionista che emette fattura, a garanzia dell'integrità dei contenuti e dell'autenticità della fonte.
La fattura deve riportare inoltre il codice univoco identificativo dell'ufficio destinatario e va inviata attraverso il Sistema di Interscambio (SDI).
Entro 15 giorni dall'emissione, la fattura dev'essere archiviata sia dal fornitore che dal cliente tramite conservazione sostitutiva, che conferisce un valore legale nel tempo al documento informatico.

Fatturazione liberi professionisti con SystemCloud

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Una volta inserita l'anagrafica del cliente, l'utente potrà creare diversi tipi di fattura:
  • Fattura con descrizioni libere
  • Fattura con articoli di magazzino
  • Fattura da ordini di vendita
  • Fattura da DDT su ordini di vendita
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