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Fatture elettroniche PA/B2B (informazioni generali)

Dal 1 Gennaio 2019 l'obbligo relativo all'emissione della Fattura Elettronica verso gli enti della pubblica amministrazione, verrà esteso anche tra i soggetti privati titolari di partita iva ed operanti nello stato Italiano.

Cosa è la fattura elettronica?
La fattura elettronica non è un semplice file allegato ad una mail ma un documento generato in uno specifico linguaggio(XML) secondo le specifiche standard dettate dall'agenzia delle entrate.
L'introduzione della fatturazione elettronica ha rivoluzionato l'attuale modalità di emissione delle fatture (documenti cartacei compilati a mano o emessi attraverso fogli di calcolo) che oltre a dover essere genrate attraverso appositi programmi di fatturazione introduce una nuova procedura standardizzata di consegna e ricezione delle fatture stesse attraverso il sistema di interscambio (SDI) dell'agenzia delle entrate.

Creazione della fattura elettronica
Grazie a SystemCloud la creazione della fattura elettronica è semplice, veloce e del tutto simile all'attuale procedura di emissione delle fatture cartacee tradizionali.
L'unica differenza consiste nel selezionare la corretta tipologia di documento (FATTURA PA) e specificare il corretto codice per il recapito della fattura attraverso lo SDI:

  • Pubbliche amministrazioni: Codice Ufficio di 6 cifre da inserire nell'apposito campo in testata fattura
  • Possessori di partita iva (B2B): le imprese ed i professionisti posso scegliere di :
    • avvalersi di un soggetto intermediario accreditato allo SDI e quindi avere un codice SDI di 7 cifre al quale il sistema di intescambio recapita le efatture
    • decidere di farsi inoltrare le efatture su una casella mail PEC
    Il codice SDI o la PEC deve essere compilata nell'apposito campo presente nell'anagrafica cliente.
  • Utenza privata, non possessori di partita iva (B2C): anche se in questo caso è possibile consegnare al cliente la fattura in formato cartaceo è comunque fatto obbligo al fornitore di generare la efattura da inoltrare allo SDI


Come inviare la fattura elettronica al cliente
Dopo aver generato il file XML è necessario procedere all'invio della fattura elettronica al cliente attraverso una procedura standard che prevede i seguenti passi:

  • Firma digitale qualificata del documento
  • Accesso al portale SDI (previa registrazione alla sezione fisco online)
  • Upload fattura su portale SDI, il quale si occupa di controllarne la correttezza dei dati e ti procedere all'inoltro al cliente finale

SystemCloud, attraverso il modulo opzionale HUB DIGITALE FATTURA ELETTRONICA, permette di semplificare e velocizzare l'iter di invio senza dover uscire dalla piattaforma, basta un click!

Come si conservano le fatture elettroniche?
Tutte le fatture elettroniche attive inoltrate tramite lo SDI e quelle passive devono essere poste in conservazione sostitutiva per 10 anni.
La conservazione deve avvenire tramiti appositi strumenti informatici, che permettono di conferire e preservare nel tempo il valore legale del documento in modo inequivocabile.
L'HUB DIGITALE FATTURAZIONE ELETTRONICA permette di conservare le fatture elettroniche nel pieno rispetto della normativa vigente.


Operazioni preliminari

Per predisporre la piattaforma di fatturazione è necessario eseguire alcune procedure preliminari:

  • Attivazione del modulo opzionale gratuito "Fattura PA/B2B:"
    Attraverso il menù ditta presente in alto a destra è possibile accedere alla sezione "Impostazioni".


    Selezionando la voce "Licenza d'utilizzo"


    Si aprirà una schermata dove nella parte centrale è presente l'elenco dei moduli opzionali attivabili.


    Selezionare il pulsante Fattura PA/B2B per attivare la funzionalità

  • Completare i l'anagrafica ditta con i dati necessari all'emissione e l'invio delle fatture elettroniche:
    Selezionando la voce "Anagrafica ditta" presente nel menù impostazioni


    Viene visualizzata la schermata in cui è possibile completare la sezione riservata alle fatture PA/B2B
    Nel campo "Codice fiscale sogg. trasmittente" è necessario indicare il codice fiscale della società che effettua l'invio delle Fatture elettroniche attraverso il sistema di interscambio(SDI).



  • Aggiornare le anagrafiche valute completando il campo "Codice per FatturaPA(ISO 4217 alpha3)":
    Dal menù impostazioni selezionare la voce "Stati esteri / valute" e successivamente "Valute"


    Selezionare e modificare la valuta EURO inserendo nel campo FatturaPA(ISO 4217 alpha3) il valore EUR



  • Aggiornare le anagrafiche stati esteri completando il campo "Codice stato (ISO 3166 alpha2)":
    Dal menù impostazioni selezionare la voce "Stati esteri / valute" e successivamente "Stati esteri"


    Selezionare e modificare lo stato ITALIA inserendo nel campo Codice stato (ISO 3166 alpha2) il valore IT



  • Completare le anagrafiche clienti con il codice di invio Fattura B2B:
    Ogni cliente che non sia una pubblica amministrazione dovrà comunicarvi secondo quale modalità desidera ricevere le fatture elettroniche:
    • Intermediario SDI -> codice a 7 cifre
    • mail PEC -> indirizzo PEC
    Il valore comunicato andrà inserito nell'anagrafica nel campo Cod.invio Ft.PA/B2B


    Per le pubbliche amministrazioni è sufficiente inserire il relativo codice ufficio durante l'emissione della fattura.
    E' inoltre molto importante che all'anagrafica cliente sia abbinata la corretta Forma societaria


Come generare una fattura elettronica

Per generare una fattura elettronica è sufficiente slezionare nel campo tipo documento la voce "FATTURA PA/B2B"


Attraverso il pulsante Dati Ft.PA/B2B è possibile accedere alla schermata dove inserire alcuni dati supplementari legati alla fattura elettronica


  • Documento di riferimento → nel caso in cui il cliente richieda in fattura il riferimento all'ordine fornitore o al contratto da cui deriva la fattura è possibile valorizzare il campo ed i campi Numero documento e Data documento
  • Codice ufficio → obbligatorio nel caso in cui il cliente sia una pubblica amministrazione
  • CUP → "Codice Unico Progetto" da compilare solo nel caso in cui il cliente sia una pubblica amministrazione
  • CIG → "Codice Identificativo Gara" da compilare solo nel caso in cui il cliente sia una pubblica amministrazione


Esportazione file XML

Dopo aver confermato la fattura è possibile esportare il file XML attraverso il menù azioni selezionando la funzione Esporta fattura B2B/PA per poi allegarlo nel portale dell' hub digitale di riferimento.
N.B. Nel caso fosse attivo il modulo MODULO HUB DIGITALE di SystemCloud.it è possibile effettuare l'invio automatico allo SDI tramite la funzione Crea e invia fattura B2B/PA


Vincoli tecnici / suggerimenti:


Righe descrittive

Per righe descrittive si intendono righe in cui i valori di prezzo, quantità ed aliquota iva non sono indicati.
L'agenzia delle entrate, attraverso le specifiche relative alla fatturazione elettronica, ha voluto limitare fortemente l'utilizzo di queste righe vincolando una lunghezza massima a 60 caratteri ed il legame ad una riga riferita ad un bene venduto.
E' opportuno quindi seguire dei precisi accorgimenti per compilare le fatture attraverso SystemCloud in modo che la fattura elettronica generata corrisponda alle secifiche dettate dall'agenzia delle entrate e nello specifico:

Fatture con righe libere:
Inserire la la descrizione specificando nel campo Qty e Prezzo UN il valore zero.
Fatture da magazzino, da ordini o da ddt:
Le puramente descrittive non sono riportate nel formato elettronico, è possibile aggiungere una descrizione ad ogni bene/servizio
utilizzando il campo "Descrizione aggiuntiva articolo".

Gestione acconti

Per sottrarre un acconto precedentemente ricevuto e fatturano non è possibile utilizzare il campo presente nei totali fattura, ma è necessario inserire una riga a prezzo negativo per detrarre dall'imponibile l'importo dell'acconto.

Gestione sconti

I campi "importo sconto" e "percentuale sconto" situati nei totali fattura sono utilizzabile esclusivamente se nella fattura è presente una sola aliquotava, al contrario è necessario utilizzare la percentuale di sconto presente sulla riga prodotto (escluso nelle fatture con descrizioni libere).

Fatture cointestate

Le specifiche tecniche della fatturazione elettronica non supportano la possibilità di cointestare a 2 o più intestatari, non è pertanto possibile emettere fatture cointestate.

Fatture a soggetti esteri

Per emettere fatture elettroniche a clienti esteri fare riferimento alla relativa guida nella sezione Domande Frequenti:
Come emettere una fattura ad un soggetto estero?