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Fatture (informazioni generali)

Nel caso sia necessario emettere fatture con casse previdenziali separate(professionisti, agenti, ecc...) è necessario impostare il corretto profilo aziendale nell'area impostazione ditta.
Nel caso sia necessario emettere fatture in formato semplificato anzichè in formato ordinario fare riferimento all'apposita guida cliccando qui

Per inserire una fattura selezionare nel menù delle funzioni la voce "Vendite" → "Fatture"

A questo punto se NON è attivo il modulo Magazzino è possibile inserire esclusivamente fatture con descrizioni libere.


Al contrario nella parte superiore è possibile scegliere la tipologia di fatture che desideriamo emettere:

  • Fatture con descrizioni libere → le righe dei prodotti / servizi sono caratterizzate da descrizioni testuali inseribili manualmente
  • Fatture con articoli di magazzino → le righe dei prodotti / servizi sono costituite dagli articoli codificati nel magazzino
  • Fatture da ordini di vendita → da utilizzare se il nostro ciclo di fatturazione prevede l'inserimento di un ordine di vendita prima dell'effettiva emissione delle fatture accompagnatorie (molto usato in presenza di una rete commerciale o in attività di rivendita)
  • Fatture da ddt su ordini di vendita → da utilizzare se il nostro ciclo di fatturazione prevede l'inserimento di un ordine di vendita prima dell'effettiva emissione dei DDT di trasporto ed inseguto la loro fatturazione raggruppata o singola


Per procedere con l'inserimento di una nuova fattura selezionare la tipologia del documento e cliccare sul pulsante "Crea nuova fattura"


Come per qualsiasi documento prodotto dal sistema anche per le Fatture è prevista una schermata suddivisa in tre differenti TAB:
  • Testata fattura → informazioni su intestatario fattura, pagamento, ritenuta, ecc...
  • Righe fattura → prodotti e servizi
  • Totali fattura → riepilogo totali, sconti,caparre,acconti ed eventuali informazioni sul trasporto e consegna della merce


Dal menù azioni presente in ogni fattura inserita possiamo:

  • Modifica → modificare i dati contenuti in fattura, la modifica è consentita finchè non viene registrato l'incasso
  • Modifica data fattura → modificare la data della fattura in caso sia stata emessa in modo errato
  • Elimina → eliminare la fattura, la cancellazione è consentita finchè non viene registrato l'incasso. Dopo aver eliminato la fattura la numerazione presenterà un buco, verificare con il proprio commercialista il da farsi e nel caso sia necessario ripristinare la numerazione consultare la guida Come modificare il numeratore dei documenti
  • Mostra PDF → mostra il report del documento in formato stampabile
  • Duplica fattura → grazie a questa funzione, in caso di fatturazione di prodotti o servizi simili o ricorrenti, protrete velocizzare l'emissione della fattura generandola sulla base di un modello già emesso
  • Invia Fattura tramite E-Mail → permette di inviare al cliente copia del documento tramite e-mail

Fatture con descrizioni libere

Per "Fatture con descrizioni libere" si intendono tutte le fatture le cui righe sono costituite da righe di testo e non da articoli / servizi codificati a magazzino.

  • Nel TAB Fattura Libera troviamo i dati inerenti alla testa della fattura


    • Tipo documento → in caso della presenza di più sezionali fattura (differenti numerazioni parallele) indica il sezionale di riferimento (vedi la guida come impostare differenti sezionali).
    • Div. commerciale → utilizzabile solo con il modulo Divisioni commerciali attivo, indica l'area di business dell'azienda in cui attribuire il ricavo
    • Numero fattura → numero progressivo della fattura, non modificabile ed attribuito automaticamente dal sistema. (vedi la guida come modificare i numeratori dei documenti)
    • Data fattura → data emissione fattura, il sistema propone la data dell'ultima fattura emessa oltre che ad effettuare tutti i controlli coerenza per garantire la corretta cronologia temporale delle fatture emesse
    • Fatturare a → inserire parte della ragione sociale del cliente per ricercarlo tra le anagrafiche clienti inserite, in caso non fosse presente è possibile inserire una nuova anagrafica senza abbandonare il documento cliccando il tasto
    • Cointestatari fattura → in caso la fattura debba essere intestata a più persone ricercare le anagrafiche clienti da aggiungerle. Il sistema non ha un limite sul numero di intestatari ma il report di stampa standard può supportare fino ad un max di 2 intestatari
    • Sede operativa → nel caso si desidera spedire la fattura ad un indirizzo differente rispetto quello indicato come ragione sociale selezionare l'indirizzo tra quelle presenti nella sezione "destinazioni alternative" dell'anagrafica cliente.
    • Aliquota iva → selezionando un' aliquota diversa da standard quest'ultima verrà applicata all'intera fattura a prescindere dell'aliquota espressa per ogni singola riga (es. molto utilizzata per clienti esteri)
    • Ritenuta → se presente indicare la ritenuta desiderata
    • Banca → solo in caso di pagamento tramite Ri.Ba insicare la banca tra quelle presenti nell'anagrafica cliente su cui appoggiare la ricevuta bancaria
    • Pagamento → tipologia di pagamento
    • Valuta → valuta in vigore per il documento
    • Agente → utilizzabile solo con il modulo Rete commerciale attivo, indica l'agente a cui verranno attribuite le provvigioni generate dalla fattura
    • Tipologia prodotti e Famiglia prodotti → non potendo determinare la tipologia dei prodotti/servizi contenuti in fattura in quanto le righe fattura sono costituite da testi liberi è possibile specificare in questo campo la natura dei prodotti maggiormente contenuti per poter generare dati statistici completi
    • Informazioni fattura elettronica PA → questa sezione si attiva solo se è attivo il modulo Fatture PA, vedi la guida Fatture elettroniche per approfondire
  • Nel TAB Righe fattura troviamo le righe che costituiscono la fattura


    • Descrizione → descrizione testuale del prodotto o servizio
    • U.M. → unità di misura
    • Qty → quantità (inserendo quantità negative il sistema interpreterà la riga come riga descrittiva)
    • Prezzo UN → prezzo unitario
    • Totale → totale riga calcolato automaticamente dal sistema
    • Prv → provvigione in percentuale maturata dall'agente su questa riga (solo se modulo rete commerciale attivo)
    • Aliquota iva → aliquota iva abbinata a questa riga
  • Nel TAB Totali fattura troviamo il riepilogo dei totali fattura


    • Spese imballo → destinato a sviluppi futuri, ora non gestibile
    • Spese trasporto → spese sostenute per la consegna della merce, l'iva applicata a questo costo corrisponde all'iva presente nel campo aliquota iva in testata
    • Acconto → importo incassato e fatturato prima dell'emissione della fattura
    • Caparra → importo incassato a titolo di caparra confirmatoria e non fatturato prima dell'emissione della fattura
    • Sconto % → percentuale di sconto da applicare sul totale merce (non viene applicato sui trasporti)
    • Importo sconto → importo da scontare sul totale merce (non viene applicato sui trasporti). Questo sconto non è permesso se in fattura sono presenti 2 o più aliquote iva differenti

Fatture con articoli di magazzino

Per "Fatture con articoli di magazzino" si intendono le fatture,che non derivano da un ordine di vendita, le cui righe sono costituite da articoli o servizi codificati a amagazzino

  • Nel TAB Fattura da magazzino troviamo i dati inerenti alla testa della fattura


    • Tipo documento → in caso della presenza di più sezionali fattura (differenti numerazioni parallele) indica il sezionale di riferimento (vedi la guida come impostare differenti sezionali).
    • Causale Fattura → indica se è una fattura accompagnatoria(la fattura ha contemporaneamente le caratteristiche e gli obblighi di un documento di trasporto e di una fattura) o una fattura differita
    • Div. commerciale → utilizzabile solo con il modulo Divisioni commerciali attivo, indica l'area di business dell'azienda in cui attribuire il ricavo
    • Numero fattura → numero progressivo della fattura, non modificabile ed attribuito automaticamente dal sistema. (vedi la guida come modificare i numeratori dei documenti)
    • Data fattura → data emissione fattura, il sistema propone la data dell'ultima fattura emessa oltre che ad effettuare tutti i controlli coerenza per garantire la corretta cronologia temporale delle fatture emesse
    • Fatturare a → inserire parte della ragione sociale del cliente per ricercarlo tra le anagrafiche clienti inserite, in caso non fosse presente è possibile inserire una nuova anagrafica senza abbandonare il documento cliccando il tasto
    • Cointestatari fattura → in caso la fattura debba essere intestata a più persone ricercare le anagrafiche clienti da aggiungerle. Il sistema non ha un limite sul numero di intestatari ma il report di stampa standard può supportare fino ad un max di 2 intestatari
    • Listino applicato → selezionare il listino di default utilizzato per la vendita dei prodotti
    • Aliquota iva → selezionando un' aliquota diversa da standard quest'ultima verrà applicata all'intera fattura a prescindere dell'aliquota espressa per ogni singola riga (es. molto utilizzata per clienti esteri)
    • Ritenuta → se presente indicare la ritenuta desiderata
    • Banca → solo in caso di pagamento tramite Ri.Ba insicare la banca tra quelle presenti nell'anagrafica cliente su cui appoggiare la ricevuta bancaria
    • Pagamento → tipologia di pagamento
    • Valuta → valuta in vigore per il documento
    • Agente → utilizzabile solo con il modulo Rete commerciale attivo, indica l'agente a cui verranno attribuite le provvigioni generate dalla fattura
  • Nel TAB Righe fattura troviamo le righe che costituiscono la fattura


    Nella parte superiore troviamo le righe che man mano andremo inserire con la possibilità di modificarle ed eliminarle, mentre nella parte inferiore troveremo i campi necessari ad inserire una nuova riga
    • Listino → selezionare il listino da cui prelevare il prezzo di questa riga
    • Codice articolo → selezionare l'articolo da aggiungere scrivendo nel campo parte del codice o della descrizione
    • Confezione → in caso sia attivo il modulo Confezioni prodotto potremo scegliere la confezione desiderata altrimenti selezioniamo l'unica opzione disponibile
    • U.M. → unità di misura
    • Qty → quantità
    • Przo UN → prezzo unitario, se l'articolo è presente nel listino di riferimento il campo viene autocompletato
    • Totale → totale riga calcolato automaticamente dal sistema
    • Prv → provvigione in percentuale maturata dall'agente su questa riga (solo se modulo rete commerciale attivo)
    • Descrizione aggiuntiva articolo → in questo campo è possibile inserire una descrizione aggiuntiva da stampare in fattura(Es. numero di lotto del prodotto, periodo di riferimento del servizio offerto, ecc...)
    • Testo descrittivo → selezionando l'opzione si potranno inserire in qualsiasi punto della fattura delle righe di testo descrittive non conteggiate nel calcolo del totale fattura
  • Nel TAB Totali fattura troviamo il riepilogo dei totali fattura ed in caso di fattura accompagnatoria le informazioni sul trasporto


    • N.Colli
    • Totale peso → peso in Kg calcolato automaticamente dal sistema ma modificabile
    • Porto → se franco le spese di trasporto sono a carico del mittente, se assegnato sono a carico del destinatario
    • Trasporto a mezzo → indica chi effettua il trasporto della merce
    • Spedizione tramite → in caso il trasporto sia a mezzo vettore questo campo indica il corriere a cui è affidata la merce, la scelta è effettuata tra le anagrafiche corrieri inserite a sistema
    • Destinazione merce → nel caso si desidera spedire la merce ad un indirizzo differente rispetto quello indicato come ragione sociale selezionare l'indirizzo tra quelle presenti nella sezione "destinazioni alternative" dell'anagrafica cliente.
    • Aspetto merce → testo che indica l'aspetto della merce(es. scatole, fusti, bancali, ecc...)
    • Note per la consegna → annotazioni utili ad indicare a chi consegnala merce eventuali giorni di chiusura, orari di ricevimento, ecc...

    • Spese imballo → destinato a sviluppi futuri, ora non gestibile
    • Spese trasporto → spese sostenute per la consegna della merce, l'iva applicata a questo costo corrisponde all'iva presente nel campo aliquota iva in testata
    • Acconto → importo incassato e fatturato prima dell'emissione della fattura
    • Caparra → importo incassato a titolo di caparra confirmatoria e non fatturato prima dell'emissione della fattura
    • Sconto % → percentuale di sconto da applicare sul totale merce (non viene applicato sui trasporti)
    • Importo sconto → importo da scontare sul totale merce (non viene applicato sui trasporti). Questo sconto non è permesso se in fattura sono presenti 2 o più aliquote iva differenti

Fatture da ordini di vendita

L'inserimento dell'ordine di vendita permette di automatizzare l'emissione tutti i documenti seguenti come i DDT e le relative fatture o direttamente le fatture da ordine, questo grazie al fatto che nell'ordine sono specificate tutte le informazioni necessarie:clientye, prodotti con quantità, prezzi e condizioni generali di consegna.
Per generare una fattura direttamente da un ordine di vendita selezionare dal menù la voce "Vendite" → "Ordini di vendita"


Verrà visualizzata la schermata di tutti gli ordini con articoli di magazzino inseriti ed il loro effettivo Stato


Per gli ordini in stato "Da evadere" selezionando il menù Azioni possiamo cliccare sulla voce "Genera fattura"


Il sistema proporrà la schermata di emissione fattura suddivisa nei tre TAB e già compilata dei dati presenti dell'ordine.
Dopo aver verificato la correttezza dei dati possiamo confermare l'emissione della fattura.

Fatture da ddt su ordini di vendita

Per "fatture da ddt su ordini di vendita" si intendono le fatture generate da uno o più ddt generati da ordini di vendita.
Dopo aver cliccato il pulsante "Crea nuova fattura" appare la schermata in cui possiamo filtrare tutti i DDT da ordini non ancora fatturati:

Specificando nel campo "Fatturare a" l'anagrafica cliente desiderata ed il periodo di selezione appariranno i ddt che rispettano le condizioni, selezionare "check" a dx per icludere i ddt desiderati e premere il pulsante in basso "Genera Fattura da DDT selezionati"
Il sistema proporrà la schermata di emissione fattura suddivisa nei tre TAB e già compilata dei dati presenti nei DDT selezionati
Dopo aver verificato la correttezza dei dati possiamo confermare l'emissione della fattura.

Fatture ricorrenti

Per "fatture ricorrenti" si intendono le fatture di servizi, canoni o semplicemente articoli che devono essere venduti in modo continuativo con una scadenza temporale ben precisa.

Grazie a SystemCloud.it è possibile automatizzare in modo semplice questo processo, ad ogni accesso al sistema verrete avvisati nel caso vi fossero dei documenti da emettere nel periodo degli ultimi 30 giorni.

L'utilizzo di questa funzione è molto semplice, durante l'emissione di una fattura nella sezione dei totali fattura, è presente un checkbox con la dicitura:
"Ricorda di rinnovare la fattura fra".
Cliccando sul checkbox si abilita il campo successivo dove possiamo inserire il numero dei giorni che devono trascorrere tra l'attuale fattura e la prossima fattura da emettere.



Se ad esempio dovessimo emettere delle fatture con cadenza mensile possiamo ad esempio generare la prima fattura in data 31/01/2021 ed attivare la funzione rinnovo indicando come numero giorni 25.
In questo modo poco prima della fine del mese successivo ci verrà ricordata la necessità di confermare l'emissione della nuova fattura per il mese di febbraio, che anch'essa avra la funzione di rinnovo dopo 25 giorni per il mese di marzo e così via per i mesi successivi.

L'avviso della presenza di documenti da rinnovare viene visualizzato ad ogni accesso se sono presenti documenti con data rionnovo contenuta nei 30 giorni precendenti alla data odierna.



Cliccando sul pulsante "Visualizza" accediamo all'elenco dei documenti in fase di rinnovo negli ultimi 30 giorni:


Attraverso il menù Azioni di ogni documento in elenco è possibile viasualizzare il PDF del documento e procedere al suo effettivo rinnovo cliccando sulla voce Genera Fattura.
Il sistema propone una fattura identica a quella precedentemente emessa ma con numero e data aggiornati, è possibile comunque effettuare variazioni sulle righe e sulla testata del documento in caso ci sia necessità.
Sulla fattura genrata è abilitato in modo automatico l'opzione di rinnovo automatico con i giorni prestabiliti in precendenza, anche in questo caso è possibile modificare l'opzione.

Note di credito

Per inserire una nota di credito selezionare nel menù delle funzioni la voce "Vendite" → "Note di credito"

A questo punto se NON è attivo il modulo Magazzino è possibile inserire esclusivamente note di credito con descrizioni libere.


Al contrario nella parte superiore è possibile scegliere la tipologia di nota di credito che desideriamo emettere:

  • Note di credito con descrizioni libere → le righe dei prodotti / servizi da stornare sono caratterizzate da descrizioni testuali inseribili manualmente
  • Note di credito da fatture → le righe dei prodotti / servizi sono prelevati da fatture contenenti articoli codificati a magazzino


Per procedere con l'inserimento di una nuova nota di credito selezionare la tipologia del documento e cliccare sul pulsante "Crea nuova nota di credito"


Come per qualsiasi documento prodotto dal sistema anche per le note di credito è prevista una schermata suddivisa in tre differenti TAB:
  • Testata nota di credito → informazioni su intestatario fattura, pagamento, ritenuta, ecc...
  • Righe nota di credito → prodotti e servizi
  • Totali nota di credito → riepilogo totali, sconti,caparre,acconti ed eventuali informazioni sul trasporto e consegna della merce


Nella testata della nota di credito è presente il campo "Pagamento" che determina il modo in cui verra gestita la restituzione del denaro al cliente:


  • Importo stornato da altre fatture → non viene generata nessuna scadenza e nessun dettaglio nell'estratto conto del cliente, l'evidenza del pagamento sarà gestito tramite le registrazioni d'incasso delle fatture correlate.
  • Importo rimborsato → viene generata nello scadenziario clienti una scadenza negativa e nell'estratto conto cliente è riportato l'importo nella colonna DARE.