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• Ordini di vendita (informazioni generali)
• Ordini di vendita con descrizioni libere
• Ordini di vendita con articoli di magazzino
• Ordini ricorrenti

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Ordini di vendita (informazioni generali)

In linea generale l'ordine di vendita è un documento commerciale che rappresenta un'intenzione dichiarata di impegnarsi in una commerciale relativa a prodotti e servizi.
Questo tipo di documento è molto utilizzato nelle attività in cui la vendita viene intermediata da Agenti di commercio o in tutti i casi dove è richiesta una conferma formale delle condizioni di vendita prima di procedere con l'evasione della merce.

In SystemCloud il ciclo di fatturazione che utilizza come prima fase l'emissione di questo documento comporta numerosi vantaggi ed una forta automazione dei processi, infatti dall'ordine di vendita è possibile generare automaticamente:

• la copia dell'ordine stesso
• la generazione automatica di uno o più ordini programmati
• uno o più DDT
• Fattura pro-forma
• Fattura dirette da ordine
• Fattura da uno o più DDT

La schermata che riassume gli ordini emessi permette di ottenere una panoramica precisa sullo stato di evasione dei prodotti/servizi, impostando il filtro "Da evadere" è possibile ottenere anche l'importo complessivo della merce venduta in attesa di fatturazione, informazione molto importante per avere una previsione globale sul fatturato futuro.

Ordini con descrizioni libere

Per "Ordini con descrizioni libere" si intendono ordini le cui righe sono costituite da righe di testo e non da articoli / servizi codificati a magazzino.
Questa tipologia di documento a differenza di quelli con articoli di magazzino permette di generare automaticamente solo la fattura con descrizione libere.

Ordini con articoli di magazzino

Per "Ordini con articoli di magazzino" si intendono ordini, le cui righe sono costituite da articoli o servizi codificati a amagazzino

• Nel TAB Ordine troviamo i dati inerenti alla testa dell'ordine
  
  
  
  • Magazzino di prelievo → utilizzabile solo con il modulo Multi magazzino attivo, indica il magazzino da cui verrò prelevata e scarticata la giacenza della merce
  • Div. commerciale → utilizzabile solo con il modulo Divisioni commerciali attivo, indica l'area di business dell'azienda in cui attribuire il ricavo
  • Numero ordine → numero progressivo dell'ordine, non modificabile ed attribuito automaticamente dal sistema. (vedi la guida come modificare i numeratori dei documenti)
  • Data ordine → data emissione ordine, il sistema propone la data odierna oltre che ad effettuare tutti i controlli coerenza per garantire la corretta cronologia temporale degli ordini emessi
  • Cliente → inserire parte della ragione sociale del cliente per ricercarlo tra le anagrafiche clienti inserite, in caso non fosse presente è possibile inserire una nuova anagrafica senza abbandonare il documento cliccando il tasto
  • Pagamento → tipologia di pagamento
  • Valuta → valuta in vigore per il documento
  • Listino applicato → selezionare il listino di default utilizzato per la vendita dei prodotti
  • Aliquota iva → selezionando un' aliquota diversa da standard quest'ultima verrà applicata all'intera fattura a prescindere dell'aliquota espressa per ogni singola riga (es. molto utilizzata per clienti esteri)
  • Banca → solo in caso di pagamento tramite Ri.Ba insicare la banca tra quelle presenti nell'anagrafica cliente su cui appoggiare la ricevuta bancaria
  • Agente → utilizzabile solo con il modulo Rete commerciale attivo, indica l'agente a cui verranno attribuite le provvigioni generate dalla fattura
• Nel TAB Righe ordine troviamo le righe che costituiscono l'ordine
  
  
  Nella parte superiore troviamo le righe che man mano andremo inserire con la possibilità di modificarle ed eliminarle, mentre nella parte inferiore troveremo i campi necessari ad inserire una nuova riga
  • Listino → selezionare il listino da cui prelevare il prezzo di questa riga
  • Prz con iva → flaggando questa casella il sistema presume che il prezzo unitario inserito sia al lordo dell'iva e quindi esegue lo scorporo dell'iva prima di inserire la riga
  • Codice articolo → selezionare l'articolo da aggiungere scrivendo nel campo parte del codice o della descrizione
  • Confezione → in caso sia attivo il modulo Confezioni prodotto potremo scegliere la confezione desiderata altrimenti selezioniamo l'unica opzione disponibile
  • Lotto → in caso sia attivo il modulo Confezioni prodotto possiamo scegliere il lotto del prodotto selezionato
  • U.M. → unità di misura
  • Qty → quantità
  • Przo UN → prezzo unitario, se l'articolo è presente nel listino di riferimento il campo viene autocompletato
  • Totale → totale riga calcolato automaticamente dal sistema
  • Prv → provvigione in percentuale maturata dall'agente su questa riga (solo se modulo rete commerciale attivo)
  • Descrizione aggiuntiva articolo → in questo campo è possibile inserire una descrizione aggiuntiva da stampare in fattura(Es. numero di lotto del prodotto, periodo di riferimento del servizio offerto, ecc...)
  • Data consegna → se indicata sulla conferma d'ordine verrà stampata la data di prevista consegna
• Nel TAB Totali ordine troviamo il riepilogo dei totali ordine completi delle informazioni sul trasporto
  
  
  
  • N.Colli
  • Totale peso → peso in Kg calcolato automaticamente dal sistema ma modificabile
  • Porto → se franco le spese di trasporto sono a carico del mittente, se assegnato sono a carico del destinatario
  • Trasporto a mezzo → indica chi effettua il trasporto della merce
  • Spedizione tramite → in caso il trasporto sia a mezzo vettore questo campo indica il corriere a cui è affidata la merce, la scelta è effettuata tra le anagrafiche corrieri inserite a sistema
  • Destinazione merce → nel caso si desidera spedire la merce ad un indirizzo differente rispetto quello indicato come ragione sociale selezionare l'indirizzo tra quelle presenti nella sezione "destinazioni alternative" dell'anagrafica cliente.
  • Aspetto merce → testo che indica l'aspetto della merce(es. scatole, fusti, bancali, ecc...)
  • Note per la consegna → annotazioni utili ad indicare a chi consegnala merce eventuali giorni di chiusura, orari di ricevimento, ecc...
  • Note generiche → annotazioni stampate nel piede della conferma d'ordine
  
  
  • Spese trasporto → spese sostenute per la consegna della merce, l'iva applicata a questo costo corrisponde all'iva presente nel campo aliquota iva in testata
  • Acconto → importo incassato e fatturato prima dell'emissione della fattura
  • Caparra → importo incassato a titolo di caparra confirmatoria e non fatturato prima dell'emissione della fattura
  • Sconto % → percentuale di sconto da applicare sul totale merce (non viene applicato sui trasporti)
  • Importo sconto → importo da scontare sul totale merce (non viene applicato sui trasporti). Questo sconto non è permesso se in fattura sono presenti 2 o più aliquote iva differenti

Ordini ricorrenti

Per "ordini ricorrenti" si intendono ordini di servizi, canoni o semplicemente articoli che devono essere venduti in modo continuativo con una scadenza temporale ben precisa.

Grazie a SystemCloud.it è possibile automatizzare in modo semplice questo processo, ad ogni accesso al sistema verrete avvisati nel caso vi fossero dei documenti da emettere nel periodo degli ultimi 30 giorni.

L'utilizzo di questa funzione è molto semplice, durante l'emissione di un ordine nella sezione dei totali ordine, è presente un checkbox con la dicitura:
"Ricorda di rinnovare l'ordine fra".
Cliccando sul checkbox si abilita il campo successivo dove possiamo inserire il numero dei giorni che devono trascorrere tra l'attuale ordine e ed il prossimo da emettere.



Se ad esempio dovessimo emettere ordini con cadenza mensile possiamo ad esempio generare la prima fattura in data 31/01/2021 ed attivare la funzione rinnovo indicando come numero giorni 25.
In questo modo poco prima della fine del mese successivo ci verrà ricordata la necessità di confermare l'emissione del nuovo ordine per il mese di febbraio, che anch'esso avra la funzione di rinnovo dopo 25 giorni per il mese di marzo e così via per i mesi successivi.

L'avviso della presenza di documenti da rinnovare viene visualizzato ad ogni accesso se sono presenti documenti con data rionnovo contenuta nei 30 giorni precendenti alla data odierna.



Cliccando sul pulsante "Visualizza" accediamo all'elenco dei documenti in fase di rinnovo negli ultimi 30 giorni:


Attraverso il menù Azioni di ogni documento in elenco è possibile viasualizzare il PDF del documento e procedere al suo effettivo rinnovo cliccando sulla voce Genera Ordine.
Il sistema propone un ordine identico a quello precedentemente emesso ma con numero e data aggiornati, è possibile comunque effettuare variazioni sulle righe e sulla testata del documento in caso ci sia necessità.
Sull'ordine è abilitato in modo automatico l'opzione di rinnovo automatico con i giorni prestabiliti in precendenza, anche in questo caso è possibile modificare l'opzione.
L'ordine generato può essere trasformato in DDT o in fattura a seconda della necessità.